Direction Administrative et Financière

En matière d’administration, ce Service est chargé notamment de :

• préparer les contrats de travail ;
• conserver les dossiers du personnel ;
• tenir un registre général d’emploi;
• contrôler la régularité des agents ;
• préparer les salaires;
• préparer les déclarations et les versements de l’impôt professionnel ;
• déclarer les cotisations de la sécurité sociale, de l’assurance maladie ;
• tenir à jour le dossier administratif de chaque employé (fiche de paie, cotation, avancement d’échelon ou de grade) etc. ;
• analyser des dossiers de demandes des prêts et avances au personnel;
• retenir des sommes dues ;
• gérer les congés des employés ;
• apprécier à la fin de l’exercice le personnel œuvrant sous ses ordres ;
• effectuer toute autre mission que le Directeur Administratif et Financier pourrait lui confier.

Le Chef de Service Finances et Comptabilité rend compte directement au Directeur Administratif et Financier et il assure les attributions suivantes :

• assurer l’encadrement, la coordination, le contrôle des activités du personnel sous sa responsabilité ;
• s’assurer que les approvisionnements en différentes fournitures se font conformément aux demandes des Directions et Services et selon les prévisions budgétaires ;
• vérifier et contrôler le bon fonctionnement des magasins et procéder à l’inventaire à la clôture de l’exercice comptable;
• participer à la préparation des dossiers d’appel d’offres locales et internationales ;
• vérifier la conformité des factures émises et procéder à leur mise en paiement soit en espèces, soit par chèque bancaire, soit par ordre de virement selon l’importance du montant à régler ;
• faire le recouvrement des dettes de l’Office ;
• suivre les recettes générées par la commercialisation du café ;
• Contrôler régulièrement la tenue de la caisse dépenses et recettes;
• Suivre les recettes générées par l’Unité pour la Promotion de la Consommation du Bon Café « PCBC » et leur comptabilisation ;
• dresser à la fin de chaque exercice les états financiers de l’Office ;
• dresser trimestriellement la situation de l’exécution budgétaire ;
• évaluer à la fin de chaque exercice le personnel sous ses ordres ;
• effectuer toute autre mission que le Directeur Administratif et Financier pourra lui confier.

Le Service Finances et Comptabilité est en somme chargé de la gestion des finances, de la prévision, de l’exécution et du contrôle du budget, de la comptabilité, du recouvrement et de la gestion de la trésorerie.

La comptabilité de l’Office est tenue selon les normes du plan comptable national. L’exercice comptable commence le 1^er avril et se clôture le 31 mars de l’année suivante. Le bilan de l’Office doit être sorti au plus tard dans un mois et demi qui suit la clôture de l’exercice pour que ce bilan soit approuvé par le Conseil d’Administration au plus tard dans les 3 mois qui suivent la fin de l’exercice.

Avant le 15 juin de chaque année, les commissaires aux comptes établissent un rapport sur les comptes de l’exercice écoulé en donnant leur opinion sur la régularité de la gestion.

L’engagement des dépenses de l’Office est du ressort du Directeur Général et du Directeur ayant les finances dans ses attributions conformément au budget.

Le comptable délivre aux tiers les actes de paiement tels que visés par le Directeur Général et le Directeur ayant les finances dans ses attributions.